📱 Học IELTS miễn phí: App IELTS 6.0

Giới thiệu

Xin nghỉ phép là việc ai cũng phải làm, nhưng viết email leave request bằng tiếng Anh sao cho lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết cách. Đặc biệt khi bạn làm trong team quốc tế hoặc công ty nước ngoài, một email xin nghỉ phép chuẩn sẽ tạo ấn tượng tốt với manager.

Bài viết này tổng hợp mẫu email, từ vựng, và mẫu câu cho các loại nghỉ phép phổ biến nhất.

1. Bảng từ vựng Leave Request

Từ/Cụm từ Phát âm IPA Nghĩa tiếng Việt
leave request /liːv rɪˈkwest/ đơn xin nghỉ phép
annual leave /ˈæn.ju.əl liːv/ nghỉ phép năm
sick leave /sɪk liːv/ nghỉ ốm
personal leave /ˈpɜːr.sən.əl liːv/ nghỉ việc riêng
paid time off (PTO) /peɪd taɪm ɒf/ ngày nghỉ có lương
unpaid leave /ʌnˈpeɪd liːv/ nghỉ không lương
maternity leave /məˈtɜːr.nə.ti liːv/ nghỉ thai sản
paternity leave /pəˈtɜːr.nə.ti liːv/ nghỉ chăm con (nam)
bereavement leave /bɪˈriːv.mənt liːv/ nghỉ tang
compensatory leave /kəmˈpen.sə.tɔːr.i liːv/ nghỉ bù
day off /deɪ ɒf/ ngày nghỉ
time off /taɪm ɒf/ thời gian nghỉ
handover /ˈhænd.oʊ.vər/ bàn giao công việc
delegate /ˈdel.ɪ.ɡeɪt/ ủy quyền, giao việc
out of office (OOO) /aʊt əv ˈɒf.ɪs/ vắng mặt, không có mặt
cover for /ˈkʌv.ər fɔːr/ thay thế, làm thay
in advance /ɪn ədˈvæns/ trước, sớm
prior approval /praɪ.ər əˈpruː.vəl/ sự chấp thuận trước
remaining balance /rɪˈmeɪ.nɪŋ ˈbæl.əns/ số ngày phép còn lại
leave policy /liːv ˈpɒl.ɪ.si/ chính sách nghỉ phép

2. Cấu trúc email xin nghỉ phép chuẩn

Một email leave request chuyên nghiệp cần có đủ các phần sau:

📋 Checklist

  1. Subject line — Rõ ràng, có ngày cụ thể
  2. Greeting — Chào hỏi lịch sự
  3. Reason — Lý do xin nghỉ (không cần quá chi tiết)
  4. Dates — Ngày bắt đầu và kết thúc
  5. Handover plan — Kế hoạch bàn giao công việc
  6. Contact info — Có thể liên lạc không trong thời gian nghỉ
  7. Closing — Cảm ơn và chờ phê duyệt

3. Mẫu email theo từng loại nghỉ phép

🏖️ Mẫu 1: Annual Leave (Nghỉ phép năm)

S H I I P T B [ u i l h e Y b w h e a s o j [ o a a n t u e M u v s k r c a l e e r t n d y e n : a c l o g a g l o e u a m L e i m t r e e r k p f d ] a ' e l m o s v s e e r , e t t n o e k y R a d n o e m r o u q e e m w r u ] q y e , u i c s e c f o t s u n t r y s — r o i a e u d M n n e a n t n r r u e a c a s e t h l p d i r o 1 l i a n 0 e n n . - a t y 1 v 4 e t f , a u f s r 2 r k t 0 o s h 2 m e 6 a r M n o d i n n d w f a i o y l r , l m a M h t a a i r n o c d n h o 1 v r 0 e r i t f o a n t F y h r e i r s d e e a m y a d , i a n t M i e a n s r g c n h i e t e 1 e d 4 m s t ( o 5 t o b w e o [ r c a k o d i l j n l u g e s a t d g e a u d y e . s ' ) s f n o a r m e a ] f b a e m f i o l r y e t I r i l p e . a v e . I w i l l a l s o s e t u p a n o u t - o f - o f f i c e r e p l y o n e m a i l a n d S l a c k .

🤒 Mẫu 2: Sick Leave (Nghỉ ốm)

S H I I A B [ u i ' ' p e Y b m v o s o j [ e l t u e M w o r c a r a g r t n i l i e n : a t r e g a g i e s a m S e n a r e i r g d f d ] c ' y o s k s t r , o n L n o t e a l t h a m e i e v e t f e ] i s , y e h — o d o u r M m t a k y r n n c o t o h w e t a i 3 t m c , h e a o . 2 t n 0 T 2 I S h 6 ' l a m a n c k n k o . y t o I u f f e f e t o l h r i e n r u g e n ' d w s e e r l a s l n t y a t t n o h d d i i a n n y g g . a u n r d g e w n o t u , l d [ c l o i l k l e e a t g o u e t ' a s k e n a a m e s ] i c c k a n d a c y o . v e I r h f a o v r e m a e . f e I v e e r x p a e n c d t n t e o e d b e t o b a r c e k s t t . o m o r r o w , b u t I ' l l k e e p y o u u p d a t e d .

🏠 Mẫu 3: Personal Leave (Nghỉ việc riêng)

S H I I T B [ u i h e Y b w w a s o j [ o i n t u e M u l k r c a l l r t n d y e n : a e o g a g l n u a m P e i s r e e r k u f d ] r ' e r o s s s e r , o t n n o a y a a l o l m r l u e e r L ] q p e , u e u a e n n v s d d e t i e n r R o g s e n t q e t a u a n e d s d s a k i t y s n g — o a . f r M e a p r e c c r o h s m o p 2 n l 0 a e , l t e 2 l d 0 e 2 a o 6 v r e d o e n l e F g r a i t d e a d y , b e M f a o r r c e h t 2 h 0 e t d o a y a . t t I e n w d i l t l o b a e p r e e r a s c o h n a a b l l e m a o t n t e S r l . a c k f o r a n y u r g e n t i s s u e s .

🍼 Mẫu 4: Paternity/Maternity Leave

S H I I P T B [ u i ' l h e Y b m w e a s o j [ i a n t u e M h l s k r c a a l e r t n p y e n : a p p l o g a g y r e u a m P e e t r e a r t p v d ] t ' o a m e s e s r e r , r s e y n n h k i a a a n m t m r o u y e e d w c ] e h L , t t i . e h a f a a i v t l w e e e m d R y n e h e q w a e u i n d e f d s e o t t v o i e — s r d i A e d s p x o c r p c u i e u s l c m s t e 2 i n t 0 n t h 2 g e 6 , a n t a d i n m d e e n l I s i u n w r e o e u o l a r d s a l m n i o y k o e t h h a t n o t d r o r a v e n e q s r u i e t d s i e t o t n a p i a o l t f s e . r m n y i t r y e s l p e o a n v s e i b f i r l o i m t i A e p s r i t l o 1 [ c t o o l l A e p a r g i u l e ' 1 s 4 , n a 2 m 0 e 2 ] 6 b ( e 1 f 0 o r w e o r m k y i n l g e a d v a e y s b ) e , g i i n n s . a c c o r d a n c e w i t h o u r c o m p a n y ' s l e a v e p o l i c y .

4. Mẫu câu hữu ích (Useful Phrases)

Mở đầu — Nêu mục đích

Tiếng Anh Tiếng Việt
I would like to request leave from… to… Tôi muốn xin nghỉ phép từ… đến…
I’m writing to request time off on… Tôi viết email để xin nghỉ vào ngày…
I’d like to take a day off on… Tôi muốn xin nghỉ một ngày vào…
I need to take sick leave today due to… Tôi cần nghỉ ốm hôm nay vì…

Nêu lý do

Tiếng Anh Tiếng Việt
…for personal reasons …vì lý do cá nhân
…for a family commitment …vì việc gia đình
…for a medical appointment …để đi khám bệnh
…as I’m not feeling well …vì tôi không khỏe
…to attend to an urgent personal matter …để giải quyết việc cá nhân gấp

Bàn giao công việc

Tiếng Anh Tiếng Việt
I will hand over my tasks to [name] Tôi sẽ bàn giao công việc cho [tên]
[Name] has agreed to cover for me [Tên] đã đồng ý làm thay tôi
I will complete all pending work before my leave Tôi sẽ hoàn thành việc tồn đọng trước khi nghỉ
I’ve prepared a handover document Tôi đã chuẩn bị tài liệu bàn giao
I will set up an out-of-office auto-reply Tôi sẽ cài trả lời tự động khi vắng mặt

Kết thúc

Tiếng Anh Tiếng Việt
Please let me know if this works Anh/chị cho tôi biết nếu OK nhé
I appreciate your understanding Cảm ơn anh/chị đã thông cảm
Thank you for your consideration Cảm ơn anh/chị đã xem xét
I look forward to your approval Tôi mong chờ sự phê duyệt
Apologies for the short notice Xin lỗi vì thông báo gấp

5. Những lỗi thường gặp

❌ Sai vs ✅ Đúng

❌ Sai ✅ Đúng Giải thích
I want to take leave tomorrow. I would like to request leave tomorrow. “Would like” lịch sự hơn “want”
I will absent tomorrow. I will be absent tomorrow. Cần “be” trước tính từ “absent”
Please approve my leave. I hope you can approve my leave request. Quá trực tiếp → thêm “I hope”
I don’t come to office. I won’t be able to come to the office. Dùng “won’t be able to” lịch sự hơn
I have sick. I’m feeling unwell / I’m sick. “Sick” là tính từ, không dùng “have sick”
I take off next Monday. I’d like to take next Monday off. “Take a day off” mới đúng cấu trúc

6. Out-of-Office Auto-Reply mẫu

Khi nghỉ phép, đừng quên cài auto-reply trên email:

S T F I B [ u h o e Y b a r w s o j n i t u e k u l r c r l r t y g e n : o e r g a u n e a m O t s r e u f p d ] t o m o s r a n , o t d f y t o e t O u r o f r s f , y i e o c m p u e a l r i e — l a e . s m R e a e I i t ' c l u m o r n u n c t p i u a o n r c n g r t e m M n [ y a t c r l o r c y l e h l t o e u 1 u a r 7 t g n u o e o f ' n s t M h n a e a r m c o e h f ] f 1 i a 7 c t . e [ f e r m o a m i l M ] a . r c h 1 0 t o M a r c h 1 4 w i t h l i m i t e d a c c e s s t o e m a i l .

7. Bài tập thực hành (Practice)

Exercise 1: Điền vào chỗ trống

  1. I would like to _______ annual leave from March 10 to March 14.
  2. I will _______ all pending tasks to my colleague before I leave.
  3. Please let me know if you need any _______ information.
  4. Apologies for the _______ notice.
  5. I will set up an _______ auto-reply on my email.
📝 Đáp án
  1. request
  2. hand over (hoặc delegate)
  3. further
  4. short
  5. out-of-office

Exercise 2: Viết email

Tình huống: Bạn cần nghỉ 2 ngày (thứ 5-6 tuần này) để đưa con đi khám bệnh. Hãy viết email cho manager bằng tiếng Anh.

Gợi ý:

  • Subject line có ngày cụ thể
  • Nêu lý do: medical appointment for your child
  • Bàn giao: đã hoàn thành sprint tasks
  • Liên lạc: reachable on Slack

Exercise 3: Sửa lỗi

Sửa các câu sau cho đúng:

  1. “I want absent next week.”
  2. “Please give me leave on Friday.”
  3. “I have headache so I can’t come.”
📝 Đáp án
  1. → “I would like to be absent next week.” hoặc “I would like to request leave next week.”
  2. → “I would like to request leave on Friday.”
  3. → “I have a headache, so I won’t be able to come in today.”

Tổng kết

Viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh không khó nếu bạn nhớ 3 nguyên tắc:

  1. Lịch sự — Dùng “would like”, “I hope”, “I appreciate”
  2. Rõ ràng — Nêu ngày, lý do, kế hoạch bàn giao
  3. Có trách nhiệm — Cho biết ai cover, cách liên lạc

Lưu lại các mẫu email trên và customize theo tình huống của bạn. Chúc bạn luôn được approve nghỉ phép suôn sẻ! 🎉

Bài viết thuộc series Workplace English — Tiếng Anh cho dân IT đi làm.