📱 Học IELTS miễn phí: App IELTS 6.0

Giới Thiệu

Bạn viết documentation cho API:

"I wrote the authentication module." 🤔

Không sai ngữ pháp, nhưng trong technical writing, người đọc không quan tâm ai viết — họ quan tâm cái gì được viết. Câu chuyên nghiệp hơn:

“The authentication module was written in Python.” ✅ — Khách quan, tập trung vào sản phẩm.

Passive Voice (câu bị động) là công cụ cực kỳ quan trọng trong technical writing. Nó giúp văn bản đọc khách quan, chuyên nghiệp, và tập trung vào hành động/kết quả thay vì người thực hiện. Bài này hướng dẫn khi nào nên (và không nên) dùng Passive Voice trong công việc IT.

1. Passive Voice Là Gì? — Ôn Nhanh

Công thức

Thành phầnActive VoicePassive Voice
Cấu trúcSubject + Verb + ObjectObject + be + Past Participle (+ by Subject)
Ví dụThe team deployed the app.The app was deployed (by the team).
FocusNgười thực hiện (the team)Đối tượng (the app)

Các thì hay gặp trong Technical Writing

ThìActivePassiveIPA của “be”
Present SimpleWe configure the server.The server is configured./ɪz/
Past SimpleThey fixed the bug.The bug was fixed./wɒz/
Present PerfectWe have updated the API.The API has been updated./hæz biːn/
Future (will)We will release v2.0.v2.0 will be released./wɪl biː/
ModalYou can configure the port.The port can be configured./kæn biː/

💡 Mẹo nhớ: Passive = be + V3 (past participle). Đơn giản vậy thôi!

2. Khi Nào Dùng Passive Voice Trong IT?

✅ NÊN dùng Passive khi:

Tình huốngVí dụLý do
Documentation“Data is encrypted using AES-256.”Người đọc cần biết cái gì xảy ra, không cần biết ai làm
Release Notes“A new feature has been added.”Tập trung vào thay đổi, không phải người code
Bug Reports“The error was triggered when…”Mô tả khách quan, không đổ lỗi
Processes“Requests are validated before processing.”Mô tả workflow hệ thống
Security“Passwords must be hashed before storage.”Quy tắc áp dụng cho tất cả, không cần chỉ định ai

❌ KHÔNG nên dùng Passive khi:

Tình huống❌ Passive (rối)✅ Active (rõ hơn)
Hướng dẫn user“The button should be clicked.”“Click the button.”
Giao task“The PR should be reviewed.”“Please review the PR.”
Commit message“Bug was fixed.”“Fix login timeout bug.”
Chat/Slack“It was decided that…”“We decided to…”

📌 Nguyên tắc vàng: Dùng Passive cho documentation & formal writing. Dùng Active cho instructions & daily communication.

3. Passive Voice Trong Các Loại Document IT

3.1 API Documentation

❌"✅"❌"✅"WATTAePAhPhcaJceaetssStsiesOissAvniNvyiPedvesvIer:te(aee:kq(smeuJcpyáShovOunaipNẩslseneirrdvsediaaosostlnpceiao)ssdln:ea)sntt:etheedwwiiAittPnhhIesskvtteeaayrttyuuissnrecceqoovuddeeeersyt22.00r"00e..q""uest."

Các mẫu câu hay dùng:

Passive PatternVí dụ
…is/are + V3“Requests are authenticated via OAuth 2.0.”
…can be + V3“The endpoint can be accessed without authentication.”
…must be + V3“The request body must be formatted as JSON.”
…should be + V3“Error responses should be handled gracefully.”
…will be + V3“Deprecated endpoints will be removed in v3.0.”

3.2 Release Notes & Changelogs

 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17

## v2.5.0 — March 2026

### Added
- Dark mode **has been implemented** for all UI components.
- Webhook support **has been added** for real-time notifications.

### Fixed
- Memory leak in connection pooling **has been resolved**.
- Race condition in payment processing **was fixed**.

### Changed
- Default timeout **has been increased** from 30s to 60s.
- Legacy API endpoints **have been deprecated**.

### Security
- All passwords **are now hashed** using bcrypt.
- SQL injection vulnerability **was patched**.

3.3 Bug Reports

TWti123i*hos*...**tDeSEAlentrtTTAxcesheehhnpt:ctetpeeeurhusecaDiedrf"rtlapantoSre:ttsteoraod*aiuadmvr:*obbRe*inmabei"m*As:isypse*terbsD5n*.tofusa0obhditat0tuTeultgathcloeIsteseensnaoe:dihtvnrr*isoeeev*wsurdiqeidlnsurtcidawe.hlslhcsipbeltvcleSniakaecileysrfksideavoed.dverds.erm,eddnaEitttsrshaureb.cosucrudtebasimtassiaft5urti0lees0ltdyune.rorntreodpr.ersisted

💡 Lưu ý: Bug report dùng Passive giúp không đổ lỗi cho ai — chỉ mô tả hiện tượng.

3.4 System Architecture Documentation

D123456a......taUTDTRAshaheFeetesnlrauoormltwieieti:nqsssfpusiuetaactsrgrataeetinisisisosfstnrooevrcricamoeselendiidssvduieeaamnndtneteddtbdhtysbeoaeytnndthdttahehteateaAuobcPtwalIhtosiehreeGnek.natettimrecevwassiatseayear.dgvW.eiecbqeSu.oecukee.t.

4. Bảng Từ Vựng — Passive Voice Trong IT

Cụm từ (Passive)IPANghĩa tiếng ViệtNgữ cảnh
is configured/ɪz kənˈfɪɡəd/được cấu hìnhServer/app setup
was deployed/wɒz dɪˈplɔɪd/đã được deployRelease process
has been updated/hæz biːn ʌpˈdeɪtɪd/đã được cập nhậtChangelog
is encrypted/ɪz ɪnˈkrɪptɪd/được mã hóaSecurity docs
was deprecated/wɒz ˈdeprəkeɪtɪd/đã bị deprecatedAPI versioning
can be accessed/kæn biː ækˈsest/có thể truy cậpAPI docs
must be validated/mʌst biː ˈvælɪdeɪtɪd/phải được validateInput handling
should be handled/ʃʊd biː ˈhændld/nên được xử lýError handling
will be removed/wɪl biː rɪˈmuːvd/sẽ bị xóaDeprecation notice
is maintained/ɪz meɪnˈteɪnd/được bảo trìSystem docs
was triggered/wɒz ˈtrɪɡəd/đã được kích hoạtEvent/bug description
is stored/ɪz stɔːd/được lưu trữDatabase docs
has been resolved/hæz biːn rɪˈzɒlvd/đã được giải quyếtBug tracking
is authenticated/ɪz ɔːˈθentɪkeɪtɪd/được xác thựcSecurity docs
was optimized/wɒz ˈɒptɪmaɪzd/đã được tối ưuPerformance reports

5. Active vs Passive — So Sánh Trong Thực Tế

Email gửi client (formal → Passive OK)

❌✅❌✅""""OT(WT(uhCehTreheậuhptpyamerêvitaonegrmdruuncanfcgotgithmixiipoveoệlnàdnpeothtiheakhsơdsếesntutbpe—heqreeuowcnảdalm)usiiccegotrnrmietapostlnokielhotivônesen.dsdg"useacutầcanct3ebs3PisMếfP.tuM"l.al"iy.f"ix)

Slack message cho teammate (informal → Active tốt hơn)

❌✅❌✅""""THIWheteey,hdPaeRcscaisnbdheeoyeduonlutddorebecgevioidreewewdivtimtheyhwaPePtodRs?wtb"egyrueysSoeQuL.P."o"stgreSQL."

README.md (mix cả hai)

1
2
3
4
5
6
7
8
9

## Installation (Active — vì đây là instruction)
1. Clone the repository.
2. Run `npm install`.
3. Configure the `.env` file.

## Architecture (Passive — vì đây là description)
- Requests are routed through the API Gateway.
- Data is stored in PostgreSQL.
- Background jobs are processed by Redis workers.

6. Lỗi Thường Gặp Khi Dùng Passive Voice

❌ Lỗi 1: Quên “be”

❌✅""TThheeffiilleeswaavsedsatvoedditsok.d"isk."

❌ Lỗi 2: Dùng sai dạng Past Participle

❌✅❌✅""""TTTThhhheeeeddffaauuttnnaaccttiiiissoonnssttwwooaarrsseedrriauninnntbbhtyyehettdhhadeetaatssbaccabhhsaeeesdd.euu".ll"eerr..""

❌ Lỗi 3: Passive quá nhiều → văn bản nặng nề

❌✅""TpTd(hrhaMeoeticaxres,esyAqssacuetntededis,mvtretreihet+secunerPrinaeavsscesersaiievvstreephedoesc,nphsrooteenhqsdeiueễnse.s"đigtọte,cn)ievsraalvtiaedldai,tdeaastnedidt,i,ttphiresoncseiestnstei.ss"the

❌ Lỗi 4: Dùng Passive trong user instructions

❌✅""TChleic'kSutbhmeit''Subbumtitto'nbsuhtotuolnd."beclickedbytheuser."

7. Mẹo Viết Technical Writing Hay

MẹoGiải thích
🎯 Xác định audienceDocs cho developer → mix Active + Passive. Docs cho user → Active là chính
⚖️ Balance 70/30Technical docs nên ~70% Active, ~30% Passive
🔍 “By” testNếu bạn viết “by…” ở cuối mà thông tin đó không quan trọng → bỏ “by…” luôn
✂️ Ngắn gọnPassive dài hơn Active → dùng khi thật sự cần, đừng lạm dụng
📖 Đọc lại toNếu câu nghe awkward khi đọc to → chuyển sang Active

8. Practice — Bài Tập Thực Hành

Exercise 1: Chuyển sang Passive Voice

Chuyển các câu Active sau sang Passive:

  1. “The developer wrote unit tests for the module.”
  2. “We have deployed the new version to production.”
  3. “The QA team found three critical bugs.”
  4. “The system sends email notifications every hour.”
  5. “They will migrate the database next week.”
📝 Đáp án
  1. “Unit tests were written for the module.”
  2. “The new version has been deployed to production.”
  3. “Three critical bugs were found (by the QA team).”
  4. “Email notifications are sent every hour.”
  5. “The database will be migrated next week.”

Exercise 2: Active hay Passive?

Chọn dạng phù hợp cho mỗi tình huống:

  1. API documentation mô tả luồng xử lý: ___
  2. Slack message nhờ teammate: ___
  3. Release notes mô tả thay đổi: ___
  4. User guide hướng dẫn thao tác: ___
  5. Bug report mô tả lỗi: ___
📝 Đáp án
  1. Passive — “Requests are validated before processing.”
  2. Active — “Can you deploy the hotfix?”
  3. Passive — “A new caching layer has been added.”
  4. Active — “Click Settings, then select Notifications.”
  5. Passive — “The error is triggered when the form is submitted.”

Exercise 3: Sửa lỗi Passive

Tìm và sửa lỗi trong các câu sau:

  1. “The file is store in S3 bucket.”
  2. “The API endpoint can accessed without a token.”
  3. “Data was processing by the worker.”
  4. “The config file should updated before deployment.”
📝 Đáp án
  1. “The file is stored in S3 bucket.” (store → stored)
  2. “The API endpoint can be accessed without a token.” (thiếu “be”)
  3. “Data was processed by the worker.” (processing → processed)
  4. “The config file should be updated before deployment.” (thiếu “be”)

Tổng Kết

Dùng Passive ✅Dùng Active ✅
Documentation, specsUser guides, tutorials
Release notes, changelogsCommit messages
Bug reports (mô tả lỗi)Slack/chat messages
Security policiesGiao task cho người cụ thể
Architecture descriptionsInstructions, how-to

Nhớ: Passive Voice không phải lúc nào cũng tốt, Active Voice không phải lúc nào cũng hay. Biết khi nào dùng cái nào mới là kỹ năng thật sự! 💪

📌 Bài liên quan:

📌 Bookmark bài này để dùng khi viết documentation nhé! Nếu thấy hữu ích, share cho team bạn cùng đọc. 🚀